• Favorilere Ekle

Satranç Organizasyonlarında Toplantı Anlayışı

Satranç Organizasyonlarında Toplantı Anlayışı
 
Adil söz hakkı verilerek, bu yolla işin en başından itibaren, katılımcılarda adil ve tarafsız bir yönetim anlayışı algısının yaratılması sağlanmış olur.
 
Satranç organizasyonuna karar verilmesiyle başlayan süreçte bir dizi düzenleme ve düzeltme amaçlı toplantılar gerçekleştirilir. Düzenleme süreçlerinde, organizasyon sırasında ve sonrasında olmak üzere; organizasyon yöneticileri, organizasyon görevlileri, başhakem, hakemler ve diğer bileşenlerle toplantılar düzenlenir. Toplantıların bir kısmı kapalı, bir kısmı da açık olarak yapılır. 
Organizasyon olgusu üzerine;
  • Bilgi vermek,
  • Sorunu tanımlamak, tartışmak ve çözüm aramak,
  • Koordinasyonu sağlamak,
  • Eğitmek, yönlendirmek, karar vermek,
temel amaçlarına yönelik olarak toplantılar düzenlenir. Toplantı yapmak amacıyla, ayrı gruplar da oluşturulabilir. Bir araya gelen bileşenlerle, sağlıklı bilgi alış verişinde bulunarak, olayları, gelişmeleri, sorunları tartışarak yeni ve doğru kararların alınması sağlanır. Toplantılar katılımcıları yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir.

Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarmak gerekiyorsa,Toplantı, yönetimin haberleşme kaynağıdır.
  • Konuyla ilgili farklı görüşlere gerek varsa ve bir karar almak gerekiyorsa,
  • Koordinasyona gerek varsa ve çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa,
toplantıya gerek var demektir.
  • Görüşülmeye gerekli bir konu yoksa veya görüşmelerin bir sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa,
  • Sonuçta yöneticinin dediği kabul görecekse ve konu dışındaki başkaları işi bulandıracaksa,
toplantı gereksizdir.

Toplantılarda, katılımcılarla düzenleyenler arasında etkili iletişimi sağlamak, oluşturulacak ortam ve düzenle de ilintilidir. Bilgilendirme, yönlendirme amaçlı olarak konferans tipi toplantılar düzenlenir.

Bu yazıda, hedef kitlesi sporcu, antrenör ve diğer katılımcılar olan ‘Teknik Toplantı’, organizasyon iş görenlerine yönelik olan ‘Koordinasyon Toplantısı’ ve hakemlere yönelik olan ‘Memorandum’ ele alındı.

Teknik Toplantı
Teknik toplantı başhakem ve organizasyon yöneticisinin yönetiminde yapılır. Bilgilendirme ve yönlendirmeye yönelik olduğundan ‘konferans tipi’ toplantı düzeni yeğlenir. Oyuncular, antrenörler, kulüp ve kafile yöneticileri bilgilendirme toplantısının öncelikli hedef kitlesidir. Yarışma yöneticisi, gözlemci, temsilci ve hakemler de toplantıda yer alabilirler. Bu toplantıda ele alınacak konular organizasyonun stratejisi ve hedefleri bakımından önemlidir.

Toplantı yöneticileri, toplantıya iyi hazırlanarak girmelidirler. Toplantıya zamanında gelerek yapıcı ve olumlu bir tavırla toplantının açılmasını sağlamalıdırlar. Katılımcılara organizasyonla ilgili dokümanlar sunulmalıdır.

Toplantı yöneticileri toplantı kurallarını uygulayarak görüşmelere katkı sağlarlar. Katılımcılara, gerektiğinde, sorular yönelterek farklı görüşlerin ortaya çıkması sağlanır. Adil söz hakkı verilerek, bu yolla işin en başından itibaren, katılımcılarda adil ve tarafsız bir yönetim anlayışı algısının yaratılması sağlanmış olur.

Hangi tür sorulara kimlerin yanıt vereceği, konu başlıkları önceden planlanmalıdır. İletişim kuralları unutulmamalıdır. Bir toplantı gündemi oluşturulmalıdır. Toplantıda görüşülenler, sunumlar, öneriler, varsa alınan kararlar bir tutanakla saptanarak toplantı bitiminde katılımcılara imzalatılmalıdır. Toplantı, olanaklıysa, yarışmanın yapılacağı salonun dışında başka bir salonda gerçekleştirilmelidir.

Teknik toplantı temelde karar toplantısı değildir. Böyle olmamasına karşın, oyuncular, antrenörler veya teknik yöneticilerin oy birliğiyle kabul edebilecekleri, başhakem ve organizasyon yöneticilerince de kabul görecek birtakım kararlar da alınabilir. Turların başlama saatleri, boş gün ve zamanlarla bu zamanların nasıl değerlendirileceği, maça çıkış listelerinin teslim süresi, salonda yer alabilecek kişiler, törenlerin başlama saatleri gibi önceden planlanarak duyurulmuş konularda düzeltmeler yapılabilir, bu düzenlemeye yönelik yeni kararlar alınabilir. Hakem eğitimine yönelik olduğu belirtilen kimi kaynaklarda tur sayısı ve benzeri temel konularda teknik toplantıda yeni kararlar alınabileceğinden söz edilmektedir. Yarışmanın zaman temposu, oynanacak tur sayısı, eşitlik bozma yöntemleri, beraberlik kısıtlaması, iletişim yasağı gibi önceden planlanmış ve duyurulmuş temel stratejik konularda yapılacak öneriler üzerine bir tartışma dahi yapılamaz, bu yönde yeni bir karar alınamaz. Bunların dışında da akla uygun gelmeyen, organizasyonun boyutunu sarsabilecek, önceden planlanmamış, üzerinde çalışılarak eksiklikleri görülmemiş konular üzerine de yeni karar alınması sakıncalı görülür. 

Yönergeyle önceden duyurulmuş oynanacak tur sayısı ve eşlendirme sistemiyle buna dayalı olarak eşitlik bozma yöntemi gibi temel konularda katılan oyuncu sayısı gözetilerek, başhakeme verilmiş yetkiyle, bir değişiklik yapılması gerekebilir. Bu durumda başhakem organizasyon yöneticisiyle birlikte yaptığı son düzenlemeyi teknik toplantıda katılımcılara duyurur.
 
Organizasyon yöneticisi tarafından, toplantı başlangıcında, organizasyon sorumluları tanıtılır. Başhakem, başhakem yardımcıları, (gerekliyse diğer hakemler) organizasyonun diğer sorumluları (koordinatörler, yarışma yöneticisi, otel veya tesis sorumlusu…..), varsa destekleyiciler, sponsorlar katılımcılara tanıtılır. Sonrasında ‘teknik’ bilgilerin verileceği ilk bölüme geçilir. Bu aşama başhakem tarafından yürütülür.
  • Yarışmanın amacı, sonuçların nerede ve nasıl kullanılacağı yönünde bilgiler verilir.
  • Yarışma alanı ve yarışma salonu tanımlanır, (wc, analiz salonu, sağlık merkezi, büfe …..).
  • Duyuru ve sergileme panolarının yeri ve amaçları tanımlanır.
  • Yarışma yönergesi okunarak gerekli yorumlar yapılır, (çoğu zaman önemli yerlerin okunması yeğlenir.  Tur sayısı, yarışma programı, yarışma sistemi, eşitlik bozma yöntemleri …..).
  • Takım yarışmalarında bu formatın özel durumları anlatılır, (işleyiş, maça çıkış listeleri, oturma düzeni, puanlama….).
  • Tur sonuçlarının ve yeni eşlendirme listesinin duyuru zamanı, itirazların en son hangi zamana kadar yapılabileceği belirtilir.
  • İtiraz kurulu oluşturulacaksa ilgili yönerge ve prosedürler uyarınca bu işlem gerçekleştirilir.
  • Renk veya oyuncu sıra kurası çekilir.
  • Yönergede yer almayan, başhakemin öngördüğü diğer konular ve yorumlara yer verilir (uygulama yönergeleri, telefon ve benzeri iletişim araçları yasağı, beraberlik kısıtlaması….).
  • Organizasyonun katılımcı profiline göre öngörülen diğer konular ele alınır.
  • Katılımcılardan gelecek sorular yanıtlanır.
İkinci kısım organizasyon yöneticisi tarafından yürütülecek bölümdür.
  • Barınma, ulaşım, beslenme olanakları tanıtılır.
  • Sağlık sorunlarının nasıl giderilebileceği anlatılır.
  • Alınan güvenlik önlemleri ve uyulması gerekli bilgiler verilir.
  • Boş zamanlarda yapılabilecek küçük geziler ve kültürel aktiviteler açıklanır.
  • Organizasyon boyunca gerçekleştirilecek diğer etkinlikler (konferans veya seminerler…) konusunda bilgi verilir.
  • Organizasyonun katılımcı profiline göre öngörülen diğer konularına açıklık getirilir.
  • Yöneltilecek sorulara yanıtlar verilir.
Koordinasyon Toplantıları
Organizasyonun iş görenleri veya birimlerden sorumlu koordinatörler, organizasyon yöneticisiyle toplantılar yapar. Organizasyon iş görenlerine organizasyonun aşamaları, zaman planlaması, toplantıların programı ve gündemleri yazılı biçimde sunulmalıdır. İşe başlarken ne zaman hangi işi nasıl bir düzen içerisinde yapacaklarını bilmeleri yerinde olacaktır. Bu toplantılarda organizasyonun tüm planlaması ele alınır. Görev tanımları, iş akış yönergeleri, iş tanımları tek tek ilgililerle tartışılarak anlatılır. Beyin fırtınası oluşturularak yeni sorular üretilir. Bu sorulara verilecek yanıtlar aranırken planlamada değişiklikler yapılabilir.
                    
Katılımcılara hizmet sunumlarının sağlanma esasları, uygulama biçimi, oluşturulan senaryolar üzerinden değerlendirilir. Organizasyon sırasında da organizasyonun aşamalarında nerede olunduğu, alınan önlemlerin yerinde olup olmadığı gibi konular öne alınarak toplantılar düzenlenir. Örneğin; kayıt kontrol işlemleri veya bilgi işlem hizmetlerinde aksama oluşmaması için önceden planlanan ‘önlemler paketi’ gözden geçirilir. Törenlere ilişkin hazırlıklar provalar yapılarak denetlenir. Koordinatörler kendi sorumluluk alanlarındaki iş ve işlemler için o bölümdeki görevlilerle sık sık bir araya gelerek uygulama aşamalarını gözden geçirirler.
 
Memorandum
Memorandum, uyarmak, anımsatmak temel amacına yönelik olarak, satranç etkinliklerinde hakemler arasında başlangıçta ve gerektiğinde turlar sonrasında yapılan toplantıların genel adı olarak kullanılagelmiştir. Hakemler, genellikle, yarışma yerinde, yarışmanın başlamasından en az bir gün önce hazır bulunurlar. Organizasyon yöneticisi ve başhakem bu süreçte ilk memorandumu gerçekleştirir.

Organizasyon yöneticisi bu toplantıda, hakemler için hazırladıkları olanakları tanıtır. Başhakem teknik konuları ele alır, hakemler arasındaki görev bölümünü oluşturur. Başhakem, yarışmayla ilgili stratejileri anlatır (ne için buradayız, nasıl bir yarışma formatı uygulanacak, yarışmanın sonuçları nasıl değerlendirilecek…). Yarışma temposu, eşlendirme sistemi, yarışma programı hakkında bilgi aktarılır. Takım listelerinin alınış biçimi, eşlendirme işleminin hangi yöntem ve kimler tarafından yapılacağı belirtilir.
 
Eşlendirme, günümüzde artık, elektronik ortamda bir yazılım aracılığıyla yapılmaktadır. Bu iş için ayrı hakemler görevlendirilebilir. Böyle bir görevlendirme olmuşsa onlarla da daha sonra başhakem tarafından ayrı bir toplantı yapılır. Ancak böylesi görevlendirmeler, salt eşlendirme ve bilgisayar hizmetlerini sağlayacak hakem kadroları, çok önemli ve katılımcı profili yüksek etkinlikler için önerilir.
  • Yarışma salonu ve yarışma yeri hakkında bilgi aktarılır.
  • Teknik toplantı gündemi ve ele alınacak konulara ilişkin görüşler sıralanır.
  • Gelişen ve değişen kurallar varsa açıklamalarda bulunulur. Kuralların ve uygulamaların hakemden hakeme, hatta birden çok salon varsa salondan salona değişmemesi için alınan önlemler sıralanır.
  • Genel uygulama birlikteliği sağlayacak önlemler anlatılır. (Satranç saatlerinin kontrolü, satranç saatlerinin ayarlanması, notasyon kağıtlarının kontrolü, sonuçların kontrollü biçimde alınması, cezalar ve diğer yaptırımların nasıl uygulanacağı…)
  • Panoların düzeni ve bu düzeni sağlayacak sorumlu hakem/hakemler saptanır.
  • Masalarda görev alacak hakemlerin bölümleri belirlenir.
  • Kayıt kontrol işlemlerinin nasıl yapılacağı anlatılır.
Başhakem, hakemlerin tur sonrası özel yaşamlarıyla ilgili önerilerini aktarır. Memorandumlarda ve teknik toplantıda sunulmayan genel bilgilerin dışında, hakemlerin uygulamalar üzerine yorum ve bilgi aktarımında bulunmamaları öğütlenir. Hakemlerin temel görevlerine ilişkin hazırlanmış kaynak metin hakemlere yazılı biçimde sunularak uyum sağlamaları istenir.
Varsa eşlendirme işinde görevlendirilmiş hakemlerle yapılacak toplantıda:
  • Eşlendirme ölçütleri dile getirilerek tur sonuçlarıyla yeni eşlendirme listesinin ne zaman duyurulacağı belirtilir.
  • Yazılımın çıktılarında hangi sütun başlıklarının olması gerektiğine ilişkin strateji oluşturulur.
  • Başhakemin kontrolü olmadan, eşlendirme listesinin duyurulmaması gerektiği anlatılır.
  • Panolara asılacak çıktıların, önceden saptanan hakemlerle eşgüdüm içerisinde gerçekleştirilmesi için alınacak önlemler sıralanır.
Tur aralarında yapılacak memorandumlar daha çok karar aşamaları ve uygulamalarına yönelik olarak düzenlenir. Alınan önlemlere ve kararlara ne biçimde uyulduğu/uyulmadığı, gelişen durumlar karşısında alınacak ek önlemler, başhakem veya organizasyon yönetimi tarafından yapılacak duyurular dile getirilir. Tur sırasında verilen hatalı kararlar, yanlış uygulamalar ele alınır. Doğru karar ve uygulamalara yer verilerek tüm hakemler için bir eğitim olması sağlanır. Yarışmanın bitiminde de bir memorandum düzenlenir. Hakemlerin sonraki görevlerinde hangi konulara karşı daha duyarlı davranmaları gerektiği anlatılır.
 
Kaynak: ‘Formasyon ve Organizasyon Bilgisi’ Temmuz 2017 / IA&IO Tahsin AKTAR
 
15 Ağustos 2017

IA&IO Tahsin AKTAR

Yorumlar - Yorum Yaz